Sexuality Studies Association Association d'études de la sexualité

Welcome to the SSA | Bienvenue a l'AES

SSA|AÉS Constitution

Purpose: The Sexuality Studies Association (SSA) is a multi- and interdisciplinary association for scholars, artists, activists and other community members who have an interest in teaching, study, and/or practices of sex, sexuality and gender diversity. The SSA provides opportunities to connect with each other and the broader research, artistic, and activist communities, and to mentor and support each other in our work. The SSA provides these opportunities by overseeing an email discussion list and web page (along with other social media tools as befit the needs of the moment), and by organizing an annual conference to be held under the auspices of the Congress of the Social Sciences and the Humanities.

Non-profit Status: The organization shall be carried on without purpose of financial gain for its members, and any profits or other accretions to the organization shall be used to promote its objectives.

Amendments to the Constitution: Any member of the SSA may propose amendments to the Constitution at the Annual General Meeting. Proposed amendments must be approved by 2/3 of those members present in order to be adopted.

Membership: Membership in the SSA is open to anyone with an interest in issues pertaining to sex, sexuality and gender diversity.

Membership Fee: The membership fee will be approved by the Steering Committee and will be presented to the Membership at the Annual General Meeting. The Membership must approve the annual membership fee and any changes to that fee. The Association maintains four levels of membership: Individual; Students/Postdocs/Contract/Low and Unwaged/Retirees/ Community Members; Sustaining; and Institutional. Individuals may request an annual fee waiver should the cost of membership be prohibitive.

Meetings: An Annual General Meeting shall be held at least once in every calendar year, normally in conjunction with the annual meeting of the Congress of the Social Sciences and Humanities, and not more than fifteen months after the last such meeting, at a place and time designated by the Steering Committee.

Social Media: The SSA social media spaces will be used to share art, activist, community organizing, research, and other not-for-profit activities related to sexuality, and to exchange ideas and engage in debate. The SSA prohibits the posting, advertising, or promoting of for-profit products and private services, excluding small scale, artistic, writing, or performance works with a clear and strong link with the SSA Statement of Purpose. The SSA reserves the right to delete/not transmit postings or announcements that do not fit within this mandate or otherwise violate this policy, as well as postings/announcements deemed offensive by the Communications Committee that oversees the social media pages.

Quorum: All votes that unfold at the Annual Meeting must meet the quorum of the association. A quorum for the transaction of business at an Annual General Meeting shall consist of five per cent of the membership, or twenty members, whichever is less.

Structure: The Steering Committee is comprised of a Chair, a Vice-Chair, a Secretary, a Treasurer, the chairs of main operating committees (a Communications Officer; Program Officer; Community, Culture and Action Officer, and the Chair of Queer Indigenous Studies). These positions are to be elected by the membership at meetings of the Congress of the Humanities and Social Sciences or via online election of the membership. The Chair, Vice-Chair, Secretary, and other Officers/Chairs normally hold tenure for two years, and the Treasurer normally three years. Should no one be available to fill any of the above positions after a two-year term, the existing holder of that position may, by vote of the membership, continue as Chair for a maximum of one additional year.

Normally the Chair shall take up the post automatically after serving two years as Vice-Chair. The Chair shall be the chief executive officer of the Committee and shall preside at all meetings of the Steering Committee and the membership, shall have the general and active management of the affairs of the Committee and shall see that all orders and resolutions of the membership are carried into effect.

The Vice-Chair shall be elected for a term of 2 years at the Annual General Meeting or via online voting of the membership. In the absence of the Chair, the Vice-Chair shall perform the duties and exercise the powers of the Chair and shall ensure that the Minutes of the Annual General Meeting are produced in both official languages.

While the Association is also interested in having separate Independent Scholar and Graduate Student representation in the Steering Committee, such positions are currently beyond the scope of the Association to organize, given its current size and age. However, we see these as strong priorities for revisiting once the Association is more established and actively encourage both Graduate Student and Independent Scholar involvement in all of our other committees, including the possibility of such member becoming their committee’s representative on the Steering Committee.

Auditors: Any member of the SSA may examine the books and records of the association. Official auditors shall be appointed by the Executive and confirmed by the members at the Annual General Meeting. The report of the auditors shall be submitted to the Executive and through it to the members along with any recommendations arising from the report.

Drafted September 5th 2014


 

Association d’études de la sexualité, Constitution (le 5 septembre 2014)

Intention : L’Association d’études de la sexualité (AÉS) est un organisme multi et interdisciplinaire regroupant des chercheur-es, des artistes, des militant-es et d’autres membres de la communauté qui s’intéressent à l’enseignement, à l’étude et aux pratiques du sexe, de la sexualité et de la diversité sexuelle. L’AÉS crée des occasions de rencontre entre ses membres et d’établissement de ponts entre ces derniers et les communautés de chercheur-es, d’artistes et de militant-es plus larges, tout en leur apportant mentorat et soutien. L’AÉS accomplit ce mandat en gérant une liste de diffusion et de discussion par courriel ainsi qu’une page Web (sans oublier les autres outils des médias sociaux selon les besoins du moment) et en organisant une conférence annuelle se tenant sous les auspices du Congrès des sciences humaines.

Statut d’organisme à but non lucratif : L’organisme sera mené à but non lucratif pour ses membres; tout profit ou autre gain réalisé par l’association servira à la réalisation de ses objectifs.

Amendements à la constitution : Tout membre de l’AÉS peut proposer un amendement à la constitution au moment de l’assemblée générale annuelle. L’adoption de tout amendement proposé exige l’approbation de deux tiers des membres présents.

Adhésion : Toute personne ayant un intérêt pour les enjeux liés au sexe, à la sexualité et à la diversité du genre peut devenir membre de l’AÉS.

Cotisation : Le barème de cotisation doit recevoir l’approbation du comité directeur et être présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle. La cotisation annuelle et toute modification de celle-ci doivent recevoir l’approbation des membres. L’association offre quatre cotisations : individuelle; membres étudiants, postdoctorants, employés à durée, à faible revenu ou non rémunérés, retraités, communautaires; membre bienfaiteur; institutionnelle. Les individus peuvent demander une dispense des frais si la cotisation annuelle est prohibitive.

Réunions : Une assemblée générale annuelle aura lieu au moins une fois par année civile, habituellement en conjonction avec l’assemblée annuelle du Congrès des sciences humaines, et pas plus de quinze mois après la dernière assemblée, au moment et à l’endroit choisis par le comité directeur.

Médias sociaux : Les outils de médias sociaux seront utilisés par l’AÉS pour partager les activités artistiques, militantes, d’organisation communautaire et de recherche et autres activités à but non lucratif liées à la sexualité, ainsi que pour échanger les idées et stimuler le débat. L’AÉS interdit l’affichage, la publicité ou la promotion de produits et de services privés à but lucratif, exception faite de performances ou travaux artistiques ou littéraires à petite échelle démontrant un lien étroit à l’énoncé d’intention de l’AÉS. L’AÉS se réserve le droit de supprimer/ne pas transmettre les annonces et messages ne répondant pas à ces critères ou qui contreviennent à cette politique de quelque manière que ce soit, ainsi que les annonces et messages jugés offensifs par le comité des communications responsable de la gestion des pages de médias sociaux.

Quorum : Tout vote effectué pendant l’assemblée générale annuelle doit atteindre le quorum de l’association. Le quorum pour l’expédition des affaires lors de l’assemblée générale annuelle consiste en cinq pour cent du nombre total des membres, ou vingt membres, le moindre des deux prévalant.

Structure : Le comité directeur est composé des postes suivants : président-e, vice-président-e, secrétaire, trésorier-ère, président-es des principaux comités d’administration (agent-e des communications; agent-e des programmes; agent-e communautés et action culturelle; président-e d’études sur la sexualité et le genre autochtones). Ces postes sont élus par les membres lors de réunions ayant lieu pendant le Congrès des sciences humaines ou par système électronique en ligne. Normalement, les président-e, vice-président-e, secrétaire et autres agent-es/président-es ont des mandats de deux ans, et celui de trésorier-ère est de trois ans. Au cas où personne ne se présente pour assumer un de ces postes lorsqu’un mandat de deux ans prend fin, la personne occupant actuellement ce poste peut, si les membres votent leur approbation, y demeurer pendant un maximum d’un an supplémentaire.

Normalement, après avoir servi deux ans comme vice-président-e, cette personne assume automatiquement le poste de président-e. Le ou la président-e agira de directeur-rice général-e et présidera toute réunion du comité directeur et des membres, sera responsable de la gestion des activités du comité et veillera à l’exécution des résolutions des membres.

Les membres éliront le ou la vice-président-e pour un mandat de deux ans lors de l’assemblée générale annuelle ou par système électronique en ligne. Dans le cas de l’absence de la présidence, le ou la vice-président-e assumera les responsabilités et exercera les pouvoirs de la présidence et assurera la production du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle dans les deux langues officielles.

Bien que l’association vise l’éventuelle intégration d’un-e chercheur-e indépendant-e et d’un-e étudiant-e des cycles supérieurs au sein du comité directeur, l’inclusion de tels postes dépasse actuellement la portée de l’association, étant donné sa grandeur et son âge. Cependant, comme ces priorités seront réexaminées lorsque l’association sera mieux établie, nous encourageons fortement la participation de chercheur-es indépendant-es et d’étudiant-es des cycles supérieurs à tous les autres comités, ainsi que la possibilité de représenter son comité au sein du comité directeur.

Vérification : Tout membre de l’AÉS peut consulter les comptes et les actes de l’association. La vérification officielle sera effectuée par des personnes nommées par le comité directeur et validées par les membres au moment de l’assemblée générale annuelle. Le rapport de vérification sera soumis au comité directeur, lequel transmettra celui-ci, ainsi que toute recommandation qui en découle, aux membres.

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